„Z nabídky office center Scott & Weber jsme si vybrali kanceláře umístěné v historickém centru Prahy, s výbornou dopravní dostupností.”

Radim Jarec,
Manažer pro klíčové zákazníky
MORAVIAPRESS a.s.

Poradna

Praktické rady a tipy z podnikání

Pronájem kanceláří

  • Jaké jsou výhody plně vybavené kanceláře?

    Plně vybavená a zařízená kancelář na klíč je připravena k okamžitému užívání. Spolu s telefonními službami a vysokorychlostním připojením k internetu nabízí centrum služby vyškolených zaměstnanců od recepčních, přes IT specialisty, manažera business centra až po pracovníky údržby. Standardem jsou služby příjmu, záznamu a přesměrování telefonních hovorů na dedikovaném čísle klienta, administrativně obchodní podpora, zpracování pošty, pronájem konferenčních a zasedacích místností a mnohdy i videokonferenčního systému.

    Dle odhadů využívá v současné době v regionu Střední a Východní Evropy tyto moderní pokroková řešení řádově 10.000 klientů, kde v současnosti v tomto čísle převažují klienti virtuální kanceláří a sídel. Hovoříme-li čistě o poskytovatelích plně vybavených kanceláří v regionu CEE poskytuje tyto služby přibližně do 50 operátorů a celkový počet neustále výrazně narůstá.

    Plně vybavená kancelář je díky vysoké flexibilitě, minimálním závazkům a cenové efektivitě nájmu přinejmenším zajímavou alternativou k standardním pronájmům konvenčních kanceláří. V dnešním dynamickém světě umožňuje Plně vybavená kancelář aktivně a efektivně řídit zásadní veličiny ČASU a PROSTORU a nabízí možností upravit pronajatou plochu a dobu pronájmu dle potřeb klienta. Plně vybavená kancelář umožňuje firmám věnovat se výhradně klíčovým obchodním aktivitám a neztrácet čas únavnými činnostmi souvisejícími s vyhledáváním, vyjednáváním a zařizováním pronájmu standardních kanceláří ve velkých městech Střední a Východní Evropy.

    Většina zařízených kanceláří se nachází v nejmodernějších či historicky známých budovách – byznys centrech, které naleznete na našich webových stránkách. Do takovýchto center se jinak bohužel podnikatelé a společnosti ze segmentu SME, díky požadavku na menší plochu pronájmu, nemají šanci jinak než přes poskytovatele služeb tzv. „Serviced Offices“ dostat.

    Neocenitelnou výhodou konceptu Servisovaných kanceláří je připravená, moderní a vysoce dimenzovaná IT infrastruktura umožňující široký rozsah datových a telefonních služeb určená pro samostatné byznysmeny až po společnosti o velikosti v řádech desítek zaměstnanců, více v sekci IT SLUŽBY.

  • Získá klient s pronájmem kanceláře ještě nějaké další výhody?

    S pronájmem vybavené kanceláře klient dále získává službu recepce, administrativní podporu a přístup do prostor reprografického centra, relax zóny a zařízené kuchyňky. Klient, který si u nás pronajme vybavenou kancelář, se může od prvního dne plně pracovat své práci. Vše ostatní zařídíme za něj. Pokud má klient jakékoliv požadavky, jsou mu k dispozici IT specialisté, provozní manažer centra, recepční služba.

  • Jak probíhá fakturace služeb. Kolik budu dostávat faktur od dodavatelů jednotlivých služeb?

    Další výhodou našich služeb je transparentnost. Veškeré měsíční výdaje dostanete přehledně uvedené na jedné faktuře. Nemusíte tak skladovat množství faktur a dopočítávat se skutečných nákladů. S námi máte veškeré náklady jasně dané a přehledně vyčíslené pouze na jedné faktuře měsíčně. Své náklady si tak můžete na budoucí období přesně spočítat.

  • Jaké zákonné aspekty musí splnovat služby poskytnutí sídla společnosti

    Další výhodou našich služeb je transparentnost. Veškeré měsíční výdaje dostanete přehledně uvedené na jedné faktuře. Nemusíte tak skladovat množství faktur a dopočítávat se skutečných nákladů. S námi máte veškeré náklady jasně dané a přehledně vyčíslené pouze na jedné faktuře měsíčně. Své náklady si tak můžete na budoucí období přesně spočítat.

  • Cenové srovnání tradiční a zařízené kanceláře

    Překvapivě by mnohé podniky ušetřily spoustu peněz, pokud by využívaly plně vybavené kanceláře. Zatímco na první pohled může částka vypadat vysoká, po chvíli zjistíte, že obsahuje veškeré platby, které byste u tradiční kanceláře platili nad rámec smluvního nájemného. Ano, u plně vybavených kanceláří je vše zahrnuto v ceně nájmu jako např. – poplatky za služby k údržbě budovy a prostor, vodné, stočné, elektrická energie, teplo (TUV, vytápění), úklid vnitřních I vnějších prostor, bezpečnost, ostraha budovy, údržba a správa prostor a zařízení, pojištění, využití kuchyně ap. Jedinou položkou mimo zmíněný nájem je fakturace skutečně provolaných minut účtována dle veřejného telefonního ceníku.

    Standardně společnost do 15-20 zaměstnanců může využitím plně vybavených kanceláří ušetřit až 50% oproti tradiční kanceláři.

    Tradiční pronájem kanceláří Pronájem kanceláře na klíč
    Vstupní
    investice
    • stavební úpravy a vzduchotechnika
    • pořízení nábytku, koberců, atp.
    • telekomunikace
    • IT infrastruktura
    • odměny právníkům a zprostředkovatelům
    Nulové vstupní
    investice
    Měsíční
    provozní
    náklady
    • nájemné
    • poplatky za služby správy centra
    • údržba a opravy
    • poplatky za energie
    • administrativní personál a IT
    • úklic
    • recepční
    Úspora nákladů až 60%

    V nájmu za kancelář na klíč je zahrnuta cena za nábytek, vybavení kanceláře, technologie, personál centra, služby, energie, úklid, údržba, prostory recepce, kuchyně, odpočinkových zón a chodeb.

  • Pro koho jsou zařízené kanceláře určeny?
    • Začínající společnosti a start upy - okamžitě dostupné a zařízené prostory bez nutnosti vstupních investic umožňující okamžitý vstup na nový obchodní trh.
    • Firmy v pohybu - krátkodobý nájem umožňující navyšovat či redukovat pronajatou plochu dle aktuálních potřeb firmy
    • Pobočky zahraničních společností hledající prestižní lokalitu v atraktivním byznys centru za výhodných cenových podmínek. Management nemá zájem investovat čas a peníze do podpůrných procesů souvisejících s provozem kancelářských prostor, vedením administrativy a nákupem a správou Informačních technologií
    • Větší společnosti řešící problém aktuálního nedostatku kancelářských prostor
  • Proč budou ICT služby Vaší konkureční výhodou?

    Díky našim informačním a telekomunikačním službám, které většinou budují a využívají velké organizace, mají naši klienti přístup k inovativním high-end technologiím a platformám a to za zlomek ceny a bez starostí a problému s konfigurací a údržbou. Břemeno dlouhodobých kontraktů s poskytovateli hlasových a datových služeb nahradíme flexibilním řešením kdykoliv přizpůsobitelným aktuálním potřebám klienta.

    Neocenitelnou výhodou konceptu plně vybavených kanceláří je připravená, moderní a vysoce dimenzovaná IT infrastruktura umožňující široký rozsah datových a telefonních služeb. Telefonní řešení nabízí jistotu, že při nastěhování bude vaše jedinečné telefonní číslo v provozu a s následujícími službami: Jedinečné telefonní číslo, Služba Call answering (odezva volajícímu) tj. přijímání hovorů jménem společnosti klienta multijazyčnou recepcí, Přesměrování telefonních hovorů, Osobní hlasovou schránku VOICEMAIL přístupnou 24 hod denně.

    Datové Služby jsou provozovány na lince o kapacitě od 10-100 Mb. Služba obsahuje zajištění vysokorychlostní sítě pro přímé připojení k internetu a emailu prostřednictvím připojení k vnitřní síti LAN. Klient může získat garantovanou úroveň reakční doby pro řešení servisních zákroků IT specialistou. Datové služby jsou nabízeny v alternativách:

    • Sdílená datová linka – (standard) Vhodné pro většinu firem do 5 uživatelů, kteří chtějí být online, používají internet a email a nepřenášejí větší množství dat nebo chtějí být napojeni VPN do HQ office.
    • Dedikovaná datová linka - Je možně kdykoliv upgradovat ze sdílené linky. Jde o jednoduché softwarové nastavení na IT infrastruktuře poskytovatele, kde se nastaví VPN a dedikovaná IP adresa. Je vhodná pro firmy o více zaměstnancích nebo při potřebě konstantní garance přenosové rychlosti.
    • Prémiová dedikovaná linka - Maximální spolehlivost, vlastní VLAN a monitoring 24/7. Zajímavé pro e-commerce providery, architekty, designery, atp

    Více o ICT službách se dočtete zde.

  • Jak funguje koncept pronájmu zařízené kanceláře

    Není nic jednoduššího nežli pronájem Plně vybavené kanceláře. V mnoha případech to obnáší jednu návštěvu, podpis jedno maximálně dvoustránkové smlouvy na nájem v délce již od jednoho měsíce a druhý den je možné začít pracovat v zařízené a plně funkční kanceláři. Jelikož jsou veškeré služby zahrnuty do jediné fixní měsíční částky, vítanou možností je snadná predikce a udržení rozpočtovaných předpokládaných výdajů.

    Velkou výhodou bývá jednoduchost a stručnost nájemní smlouvy, mnohdy ne delší nežli dvě strany. A navíc je služba nájmu Servisované kanceláře nákladově výhodná!! Nemusíte se totiž starat a platit prvotní náklady související s vybavením a zprovozněním standardní kanceláře. Nájemce platí skutečně pouze za čas a prostor, který skutečně potřebuje, takže v některých případech (dle MWB Business Exchange studie) můžete ušetřit až 60% při využití servisovaných kanceláří. Další příjemným benefitem je fakt, že veškeré náklady jsou zahrnuty v ceně nájmu, takže již žádné další účty za energie nebo mzdové náklady za recepční – jen jedna faktura měsíčně!! A navíc….Klient v rámci fixní platby za pronájem své kanceláře může využívat plně vybavenou kuchyň k neomezené konzumaci nápojů, pořádat neformální schůzky v odpočinkových zónách velmi často vybavených wi-fi spojením a neomezeně využívat přístup do reprografického centra vybaveného technikou na zpracování dokumentů tj. skenování, tiskem, kopírováním, laminováním či skartací.

Prodej a založení společnosti

  • Proč založit s.r.o. (výhody oproti OSVČ)?

    Společnost s ručením omezeným bude vždy vypadat více prestižně a důvěryhodně než osoba samostatně výdělečně činná. Tato výhoda bude nejvýraznější při jednání s partnery či při výběrovém řízení. Špatně zvolenou formou podnikání tak může podnikatel přijít o zajímavé zakázky a finanční zabezpečení. Osoba samostatně výdělečně činná musí podnikat pod vlastním jménem. OSVČ nemůže delegovat své podnikání na jinou osobu. Hodnota společnosti se časem zvyšuje. Společnost lze prodat nebo ji přenechat jiné osobě.

  • Jaké jsou největší rizika při hledání nového sídla spolenčosti?

    Společnost s ručením omezeným bude vždy vypadat více prestižně a důvěryhodně než osoba samostatně výdělečně činná. Tato výhoda bude nejvýraznější při jednání s partnery či při výběrovém řízení. Špatně zvolenou formou podnikání tak může podnikatel přijít o zajímavé zakázky a finanční zabezpečení. Osoba samostatně výdělečně činná musí podnikat pod vlastním jménem. OSVČ nemůže delegovat své podnikání na jinou osobu. Hodnota společnosti se časem zvyšuje. Společnost lze prodat nebo ji přenechat jiné osobě.

  • Co je offshore společnost?

    Offshore společnost je společnost zaregistrovaná v jiné zemi, kde je menší daňové zatížení než v České republice. Offshore společnosti se často přezdívají jako „daňový ráj“.

  • Jsou offshore společnosti legální?
    Ano. Je ale důležité zvolit důvěryhodného poskytovatele této služby, který tuto službu zařídí spolehlivě a dle příslušné legislativy. Pak se nemusíte bát, že by vaše společnost utrpěla ztrátu důvěryhodnosti.
  • Jak probíhá převod Ready made?

    Převod ready made společnosti je velmi jednoduchý a rychlý. Klient koupí ready made společnosti ušetří spoustu času a peněz oproti založení společnosti klasickou cestou. V rámci převodu ready-made společnosti s klientem uzavřeme Zprostředkovatelskou smlouvu a zajistíme předání všech dokladů společnosti. Pokud chce klient využít i  službu poskytnutí sídla, uzavře se také smlouva o poskytnutí sídla.Na základě těchto smluv je pak podán návrh na zápis změn do obchodního rejstříku.

  • Na co si dát u ready made pozor?

    Nejdůležitější je vybrat si pro ready made důvěryhodného poskytovatele této služby. Zkontrolujte si jeho zápis v obchodním rejstříku, bezdlužnost a zároveň, zda poskytuje i související služby s prodejem ready made, např. možnost poskytnutí sídla společnosti, daňových služeb, poradenství či pronájmu kanceláří. Komplexnost nabídky a reference napovídají o skutečném přístupu a kvalitě provedení zakázky.

  • Vyplatí se ready made?

    Ano. Při nákupu ready made ušetříte hlavně čas, peníze a získáte garanci, že vaše společnost byla zaregistrována bezchybně se všemi náležitostmi. Výběr společnosti Vám nezabere víc než pár minut a můžete začít prakticky okamžitě podnikat.

  • Výhody ready made?

    Obrovskou výhodou koupě ready made společnosti je okamžitá možnost podnikání. Základní kapitál je již splacen, což je jedna z velkých výhod. Další výhodou je bezesporu časová úspora. Klient stráví koupí redady made společnosti pár minut a může začít podnikat. Ačkoliv se to může zdát neuvěřitelné, cenověje mnohem výhodnější koupě ready made společnosti oproti založení společnosti vlastními silami. Společnost navíc získá zajištění Registrace společností k DPPO a DPH.

  • Výhody akciové společnosti

    Akciová společnost je vnímána důvěryhodněji než s.r.o. Jednou z mnoha výhod akciové společnosti tak může být větší prestiž při jednání s partnery či lepší pozice při výběrových řízeních oproti společnosti s ručením omezeným. Akciová společnost uveřejňuje méně v obchodním rejstříku méně informací o vlastnících. Akciová společnost ručí pouze majetkem společnosti nikoli vlastníků.

  • Výhody evropských společností

    Evropská společnost je poměrně nová a u nás méně známá forma podnikání a označuje se také jako evropská akciová společnost. Evropská společnost má mnoho výhod. Počet statutárních orgánů je menší než u akciové společnosti, stačí dvě osoby. Další nespornou výhodou evropské společnosti je možnost snadno měnit sídlo společnosti v rámci celé EU kvůli výhodnějším daňovým zákonům příslušné země. Evropská společnost může také využít zpětné přeměny, což znamená, že společnost se může ve státě, ve kterém právě sídlí, přeměnit na akciovou společnost. V neposlední řadě je velkou výhodou také prestiž evropské společnosti při jednání se zahraničními partnery.

  • Jaká jsou pravidla valné hromady?

    Pravidla valné hromady jsou uvedena v zákoně číslo 513/1991 Sbírky (Obchodního zákoníku) ve znění jeho pozdějších novelizací. Valná hromada se svolává minimálně jednou ročně. Akcionáři jsou oprávněni zúčastnit se valné hromady buď osobně, nebo na základě plné moci v zastoupení.

    Valná hromada je nejvyšší orgán společnosti s ručením omezeným a akciové společnosti. Společníci, akcionáři rozhodují o klíčových záležitostech (změna stanov, jmenování či odvolání členů dozorčí rady, představenstva nebo jednatelů….) prostřednictvím hlasování.

Poskytnutí sídla

  • Jak omezit četnost daňových kontrol?

    Četnost daňových kontrol lze omezit výběrem vhodné adresy sídla firmy. Novelou občanského zákoníku z roku 2009 je nyní umožněno mít sídlo na adrese, na které se společnost fyzicky nezdržuje. Každá společnost si tedy může zvolit libovolné sídlo firmy. Tato skutečnost má své velké výhody také z hlediska pravděpodobnosti daňové kontroly. Ve výhodě jsou zejména společnosti z menších obcí, kde je pravděpodobnost daňové kontroly mnohem vyšší než ve větších městech. Služba poskytnutí sídla firmy je tak velmi žádaná mezi klienty z menších měst a obcí, kde je pravděpodobnost daňové kontroly mnohonásobně vyšší než v Praze.

  • Jaká jsou největší rizika při hledání nového sídla společnosti?

    Nejlevnější sídla můžou často přijít velmi draho. Výběr sídla společnosti často probíhá pouze přes internet a klient si nezkontroluje skutečnou kvalitu poskytované adresy a důvěryhodnost společnosti. Pak může dojít k velkému zklamání. Sídlo společnosti na zdánlivě dobré adrese se ukáže jako vybydlená ubytovna nebo páchnoucí sqatt. Je velice důležité zjistit si skutečnou podobu sídla společnosti, reference na poskytovatele, u kterého si chcete sídlo zaregistrovat, je také dobré zjistit, zda poskytuje ostatní služby související se servisem pro podnikatele a firmy. Pouze takový poskytovatel Vám může zajistit kvalitní a reprezentativní sídlo a ještě navýšit důvěryhodnost vašeho podnikání v očích obchodních partnerů i příslušných úřadů.

  • Jaké zákonné aspekty musí splňovat poskytnutí sídla společnosti?

    Pokud docházízároveň ke změně v zakladatelského dokumentu, je potřeba souhlasu všech společníků. Dále je potřeba podat návrh na zapsání změny v obchodním rejstříku. Do patnácti dnů od změny sídla společnosti je potřeba dodat vyplněný změnový list na příslušný živnostenský úřad a nahlásit změnu sídla společnosti na příslušný finanční úřad. Pokud má společnost zaměstnance, je také potřeba do 8 dnů od změny sídla společnosti nahlásit novou adresu na správu sociálního zabezpečení a příslušné zdravotní pojišťovny.

  • Proč nemít sídlo firmy v bytě?

    Důvodů je spousta. Na adrese sídla firmy Vás mohou navštívit zákazníci, úředníci i jiné osoby. Umístěním sídla firmy mimo adresu svého trvalého bydliště zamezíte nechtěným či nehlášeným návštěvám a zvýšíte tak svoji bezpečnost. Pro image firmy vypadá lépe reprezentativní adresa sídla.

  • Poskytovatelé služby jsou povinni splnit podmínky, kterými obecně závazné předpisy sídlo společnosti vymezují:
    • Adresa sídla firmy musí být viditelně označená názvem obchodní firmy a identifikačním číslem.
    • Musí být umožněno přijímání písemností zasílaných na adresu společnosti.
    • Musí být umožněn kontakt společnosti s veřejností a státními orgány, umožnění obchodních schůzek v sídle společnosti za účelem jejího obchodního vedení.
  • Existují tři základní důvody využívání pronájmu obchodní adresy pro sídlo společnosti:
    1. Zakládání nové společnosti nebo pobočky zahraniční firmy.
    2. Přesunutí sídla existující společnosti. Nejčastějším důvodem pro změnu obchodní adresy sídla společnosti je:
      • Image společnosti. Sídlo na prestižním místě ve velkém městě je ideální nástroj, jak dát svému podnikání správnou dynamiku.
      • Závist sousedů. Úspěšné firmy často utíkají do velkých měst, když mají pocit, že v regionu jsou středem pozornosti okolí – konkurence, úřadů či závistivých sousedů. Sídlo společnosti umístěné v anonymním prostředí velkoměsta může podnikateli přinést větší klid k podnikání a rozvoji jeho firmy.
      • Časté daňové kontroly. Jak dokládají statistiky není výjimkou ve velkých městech očekávat návštěvu z daňového úřadu více než jednou za 10 let v porovnání s řádově měsíční max. roční periodou v menších městech.
      • Cenové úspora. Nemusíte si pořizovat vlastní nemovitost či pronajímat tradiční kancelář s 5-10 lety pronájmu. Zároveň ušetříte na personálních administrativních nákladech.
      • Čas. Obchodní adresu pro sídlo vaší společnosti získáte prakticky přes noc. Díky této rychlosti a jednoduchosti je tato služba cestou, jak se rychle dostat blíže vaším zákazníkům.
    3. Vlastník nemovitosti, pronajímatel klasických kanceláří vám nepovolí zápis sídla.
  • Virtuální kancelář znamená založení lokální působnosti firmy v daném regionu na známé obchodní adrese, což může zajistit:
    • Zájem nových zákazníků
    • Plnou koncentraci na hlavní předmět podnikání
    • Bezstarostné obchodní cesty po celém světě bez obavy, že zmeškáte jediná telefonát či vám nebude doručena jediná poštovní poukázka

    Pokud tedy nemá vaše společnost větší počet zaměstnanců a/nebo působíte v oblasti služeb, potom služba Virtuální kanceláře je nejrychlejší a nejlevnější cestou k vaší kanceláři s administrativní podporou – za jednu hodinu můžete mít vlastní prestižní kontaktní adresu, službu odezvy volajícímu, přesměrování hovorů či faxů, profesionální služby recepce; a to vše za denní sazbu nižší nežli fast food menu.

  • Unikátnost Virtuální kanceláře je zejména spatřována ve:
    • Snížení závazků a odpovědnosti klienta vzhledem k transitu rizik na stranu poskytovatel tj. operátora
    • Jednoduchost– Za jeden podpis získává klient kompletní balík služeb včetně pronájmu obchodní nebo registrační adresy (sídlo).
    • Flexibilita - Zvol si lokalitu, dostupnost vždy zaručena. Zvol si délku nájmu, nejsi omezen žádným požadavkem na x-leté smlouvy, uprav svoje služby v průběhu nájmu- není žádný problém!
    • Cenově efektivní řešení – Platíte je za to, co spotřebujete. Můžete kdykoliv skončit a nepřijdete o žádné depozity a jiné náklady. Není třeba si pořizovat vlastní nemovitost. Také personální náklady na vlastní administrativně-podpůrný tým se rapidně sníží.
    • Image a prestiž – Není dále třeba mít firmu ve vlastním bytě nebo na adrese neznámé vesnice. Prestiž místa zvyšuje image vaší značky, toto je diferenciator mezi firmami v segmentu SME. Virtuální kancelář vytváří silný doje mna zákazníka.
    • Snadný přechod do skutečné kanceláře (většinou Zařízených a servisovaných kanceláří) v případě expanze.

Ostatní provozní služby

  • Jakou úroveň služeb datové a telefonní infrastruktury klient při pronájmu získává?

    Naši klienti mají přístup k inovativním high-end technologiím a platformám za zlomek běžné ceny a bez starostí s konfigurací a údržbou. Bezdrátová WI-FI síť je aktivní v každém centru Scott & Weber. Kvalitní technologie představuje síťová infrastruktura JUNIPER a CISCO. Při výpadku energie dochází k napájení přístrojů prostřednictvím záložního zdroje UPS, případně dieselagregátu. Obrana proti napadení sítě je zabezpečena internetovým připojením na integrovaný firewall, který povoluje pouze nutný síťový provoz a brání škodlivým útokům. vymezení vlastní kapacity sítě uvnitř fyzické struktury sítě Scott & Weber klientům umožnuje síť VLAN.

Nezávazná poptávka

Zašlete nám svůj dotaz a nezávaznou nabídku obdržíte obratem nebo nás můžete kontaktovat na tel. čísle:
601 389 500
800 550 570 (zelená linka)